Conservazione Elettronica
LA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA È ESSENZIALE PER UNA COMPLETA DEMATERIALIZZAZIONE
DEI PROCESSI AZIENDALI
La conservazione elettronica a norma è una procedura informatica e legale regolamentata dalla legge italiana che garantisce nel tempo la validità legale di un documento informatico, eliminando i documenti cartacei.
Secondo il Decreto “Regole tecniche per la conservazione dei documenti informatici(…)” vengono considerati documenti informatici, sia i documenti nativi digitali, prodotti mediante software specifici (PDF, PDF/A, TIFF, XML, ecc), sia documenti cartacei resi digitali tramite processo di acquisizione informatica, come scannerizzazione, foto ecc…
Affinché i documenti informatici possano essere conservati devono essere adottate sia un insieme di regole, procedure e tecnologie idonee a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità (art.3 Decreto), sia un sistema informatico che assicuri la conservazione dei documenti e dei fascicoli con i metadati ad essi associati.
Tramite il processo di conservazione elettronica viene conferito valore legale e fiscale ai documenti informatici, eliminando i documenti cartacei.
I documenti che possono essere sottoposti a conservazione elettronica a norma sono: Documenti contabili; Libri sociali; Bilanci; Ciclo attivo e passivo; Documenti doganali; Le dichiarazioni; Moduli ecc…
ARXivar fornisce due soluzioni di Conservazione Elettronica a norma:
CONSERVAZIONE IN HOUSE
Scegliendo la soluzione “ARXivar Conservazione in House” il cliente decide di avviare la procedura di conservazione elettronica internamente alla sua azienda. ARXivar supporta il cliente nell’avvio del progetto, che permette di:
- Individuare il gruppo di lavoro (responsabile della conservazione, sostituti e delegati)
- Formare il gruppo di lavoro sulla nuova normativa
- Definire il manuale della conservazione
- Istruire il gruppo di lavoro sulla realizzazione dei pacchetti di versamento, archiviazione e distribuzione.
CONSERVAZIONE OUTSOURCING
La soluzione “conservazione in outsourcing” denominata IXCE, invece, mette a disposizione del cliente un servizio di conservazione a norma esterno all’azienda, accessibile dal cliente tramite portale web dedicato.
Scegliendo il servizio IXCE il cliente demanda ad ARXivar tutti gli adempimenti della procedura di conservazione, ARXivar diventa il responsabile della conservazione aziendale e si occupa di creare autonomamente i pacchetti di versamento e archiviazione.
Il cliente in qualsiasi momento, potrà richiedere al Responsabile della Conservazione la generazione di pacchetti di consultazione e distribuzione, da esibire in caso d’ispezione fiscale.