Gestione Documentale
RACCOGLI E ORGANIZZA LE INFORMAZIONI DI BUSINESS PERCHÈ SIANO SEMPRE REPERIBILI E FRUIBILI,
ANCHE DA MOBILE!
ARXivar è un software per la gestione documentale completo che permette di gestire qualsiasi tipo di documento ed informazione: documenti cartacei, fax, email, fatture, sms, dati da ERP e CRM. Con ARXivar è possibile:
- Centralizzare le informazioni
- Migliorare la condivisione e la ricerca
- Garantire la sicurezza delle informazioni
- Organizzare flussi operativi fluidi e focalizzati
Il documento è gestito da ARXivar in tutte le sue fasi: dall’archiviazione ( o creazione ) fino alla Conservazione sostitutiva.
Documenti ed informazioni eterogenee (disegni, mail, contratti, ordini etc.) inerenti, ad esempio, ad una stessa commessa o cliente/fornitore, vengono relazionati automaticamente o manualmente al momento dell’archiviazione documentale. ARXivar permette inoltre di collegare documenti e informazioni semplicemente inserendo un medesimo #hashtag al loro interno o nei campi di profilo.
ARXivar consente l'archiviazione di qualsiasi tipo di documento (Word, Excel, Power Point, immagini, video, mail, fax, spool di stampa...) proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, rilevazioni presenze etc.) Tutte le informazioni del sistema documentale sono centralizzate e facilmente rintracciabili.
Il motore di ricerca di ARXivar permette di eseguire ricerche su tutti i campi di profilo del documento, su allegati ed annotazioni, su dati anagrafici del mittente/destinatario e all'interno dei volumi posti in conservazione elettronica, anche in modalità FULL-TEXT. E’ possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca e memorizzare le ricerche più frequenti.
Ogni documento archiviato non è più modificabile: lo storico di tutte le revisioni e modifiche, è sempre disponibile. Tutte le operazioni effettuate su un documento sono tracciate nel log della scheda documentale. ARXivar permette inoltre di gestire le riservatezze, definendo i permessi di accesso sia a livello di classe documentale che di singolo documento.
Con ARXivar è possibile generare modelli aziendali per la creazione di svariate tipologie di documenti (offerte, comunicati stampa, fatture, moduli qualità, carta intestata…) e metterli a disposizione dell’intera azienda. La compilazione dei documenti è guidata e l’accesso alla revisione dei modelli è controllato.
La firma Grafometrica permette di abilitare la raccolta della firma di un sottoscrittore, sfruttando appositi supporti fissi o mobili, dotati di penna.
Alcuni Vantaggi- Possibilità di concludere contratti o effettuare altre trattative che necessitano di firma direttamente attraverso il proprio dispositivo
- Eliminazione documenti cartacei
- Riduzione del tempo di lavorazione delle pratiche
La firma digitale da remoto permette di firmare con firma digitale qualificata senza l'uso di smart card o chiavette.
- Alti livelli di sicurezza
- Rapidi tempi di attivazione del servizio
- L’utilizzatore è libero da qualsiasi vincolo legato all’installazione di hardware
- Tutte le PA ad oggi devono accettare file muniti di firma digitale
- Risparmio di tempo: apposizione massiva della firma su più documenti contemporaneamente
