La conservazione digitale a norma permette di custodire i documenti informatici in modo sicuro e conforme alla normativa, assicurandone validità, reperibilità e valore probatorio nel tempo.

Cos’è la conservazione digitale a norma?

La conservazione digitale a norma è il processo che garantisce nel tempo autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici, secondo quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID.

A differenza della semplice archiviazione, la conservazione a norma garantisce anche il valore legale e probatorio del documento, attraverso specifiche procedure e strumenti di sicurezza.

Perché scegliere la conservazione digitale?

Più sicurezza

Proteggi i tuoi documenti da perdita, alterazione e deterioramento, mantenendone inalterate le caratteristiche nel tempo.

Validità legale

Garantisci autenticità, integrità e immodificabilità dei documenti conservati.

Meno costi

Riduci gli spazi e le risorse necessarie per la gestione e conservazione degli archivi cartacei.

Più efficienza

Digitalizza la gestione documentale e trova rapidamente ciò che ti serve, quando ti serve.

Come funziona?

La conservazione digitale a norma utilizza specifiche garanzie tecnologiche per assicurare l’integrità e l’autenticità dei documenti, tra cui:

• Impronta hash per identificare univocamente il documento.
• Firma digitale per garantirne autenticità e integrità.
• Marca temporale per associare al documento una data e un’ora certe.

In questo modo il documento mantiene nel tempo le proprie caratteristiche e la propria efficacia probatoria.

Quali documenti puoi conservare?

La conservazione digitale può riguardare numerose tipologie di documenti aziendali, tra cui:

• Fatture elettroniche emesse e ricevute
• DDT
• Scritture contabili
• Certificazioni Uniche (CU)
• Note spese e giustificativi
• Libro Unico del Lavoro (LUL)
• PEC e altri documenti informatici

Nota: la possibilità e le modalità di conservazione dipendono dalla tipologia e dalla natura del documento e dalla normativa applicabile.

Attraverso ARXivar eArchiving di Able Tech, offriamo un servizio di conservazione digitale a norma in outsourcing, gestendo per conto della tua azienda tutte le fasi del processo, inclusi gli aggiornamenti tecnici e normativi necessari a garantire continuità e conformità nel tempo.

Quando la conservazione viene affidata a un soggetto terzo, i ruoli previsti sono distinti tra Responsabile della Conservazione, che può essere una figura interna o esterna all’azienda, e Responsabile del Servizio di Conservazione, che opera all’interno del soggetto conservatore.