Firma Elettronica
Cos’è la firma elettronica?
La firma elettronica consiste in un insieme di dati digitali associati a un documento e utilizzati da una persona per esprimere la propria volontà di sottoscriverlo.
Non tutte le firme elettroniche, però, hanno le stesse caratteristiche e lo stesso livello di sicurezza. La normativa europea eIDAS distingue infatti diverse tipologie di firma, che si differenziano per modalità di identificazione del firmatario, garanzie offerte e valore probatorio.
Le principali categorie sono:
- Firma elettronica semplice (FES)
- Firma elettronica avanzata (FEA)
- Firma elettronica qualificata (FEQ)
- Firma digitale, che in Italia rientra nell’ambito della firma elettronica qualificata
La scelta della soluzione più adatta dipende dal tipo di documento, dal processo aziendale e dal livello di garanzia richiesto.
Firma Elettronica Semplice
La firma elettronica semplice rappresenta il livello più basilare di sottoscrizione digitale. Permette di associare un firmatario a un documento attraverso strumenti e procedure di identificazione che possono variare in base alla soluzione utilizzata.
È indicata soprattutto per quei processi in cui non sono necessari requisiti particolarmente stringenti in termini di autenticazione e sicurezza.
La normativa eIDAS riconosce comunque alla firma elettronica semplice rilevanza giuridica: il suo valore non può essere escluso esclusivamente perché la firma è stata realizzata in formato elettronico o perché non possiede i requisiti delle firme di livello superiore.
Esempi di utilizzo
- DDT e documenti di consegna
- Presa visione di documenti
- Ordini e conferme d’ordine
- Documenti e comunicazioni interne
Firma Elettronica Avanzata
La firma elettronica avanzata offre maggiori garanzie rispetto alla firma semplice. La procedura deve permettere di identificare il firmatario e collegare la firma in maniera univoca alla persona che la appone, assicurando inoltre il controllo esclusivo degli strumenti utilizzati per firmare.
La FEA consente anche di rilevare eventuali modifiche apportate al documento dopo la sottoscrizione, offrendo quindi un livello elevato di affidabilità e valore probatorio.
È particolarmente adatta a processi aziendali nei quali è necessario garantire una maggiore certezza sull’identità del sottoscrittore e sull’integrità del documento.
Esempi di utilizzo
- Contratti relativi a beni e servizi
- Documentazione sanitaria
- Contratti bancari e assicurativi
- Procedure e documenti aziendali
Firma elettronica Qualificata e Digitale
La firma elettronica qualificata rappresenta il livello più elevato di sicurezza previsto dalla normativa europea e garantisce un alto grado di affidabilità sia sull’identità del firmatario sia sull’integrità del documento sottoscritto.
Per essere apposta, richiede l’utilizzo di un dispositivo qualificato e di un certificato digitale qualificato, rilasciato da un prestatore di servizi fiduciari qualificato. Questi elementi permettono di associare in modo univoco la firma al suo titolare e di tutelare il documento da eventuali modifiche successive alla sottoscrizione.
Per le sue caratteristiche e il suo valore giuridico, la firma qualificata può essere utilizzata nei contesti in cui è richiesto il massimo livello di garanzia e, nei casi previsti dalla normativa, produce effetti equivalenti alla firma autografa.
Tra le modalità disponibili rientra anche la firma remota, che consente di sottoscrivere i documenti in modo sicuro senza dover utilizzare direttamente un dispositivo fisico. Una soluzione che rende il processo di firma più semplice, veloce e accessibile, anche quando il firmatario si trova a distanza.
Esempi di utilizzo
- Contratti e documenti che richiedono un elevato livello di sicurezza
- Atti e contratti relativi a beni immobili
- Contratti di locazione nei casi previsti dalla normativa
- Atti e documenti per i quali è richiesta una particolare forma
- Documentazione aziendale e amministrativa
Quale firma scegliere?
Ogni esigenza ha il suo livello di firma.
Non esiste una firma elettronica migliore in assoluto:
la scelta dipende dal tipo di documento, dal processo
e dal livello di garanzia richiesto.
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FES Firma semplice |
FEA Firma avanzata |
FEQ Firma qualificata |
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|---|---|---|---|
| Semplicità d’utilizzo | ★★★★★ | ★★★★☆ | ★★★☆☆ |
| Livello di garanzia | ★★★☆☆ | ★★★★☆ | ★★★★★ |
| Esperienza utente | ★★★★★ | ★★★★☆ | ★★★☆☆ |
| Processi strutturati | ●●● | ●●●● | ●●●●● |
| Qualificazione | — | — | ✓ |
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Devo far firmare rapidamente dei documenti.
Ideale per l’approvazione rapida di documenti interni. Una soluzione per processi che non richiedono un’alta valenza legale, come approvazioni, ordini d’acquisto o semplici prese visione.