Porta i tuoi processi aziendali a un nuovo livello
Trasforma la gestione documentale in un processo semplice, organizzato e integrato. Con l’esperienza consulenziale di Produko e la tecnologia di ARXivar, ti aiutiamo a digitalizzare i processi aziendali e a lavorare in modo più efficiente.
Cosa ottieni con Produko + ARXivar:
- Centralizzazione di tutti i documenti, informazioni ed email aziendali
- Gestione documentale più intelligente con ARXivar AI
- Automazione completa dei flussi di approvazione
- Integrazione diretta con il tuo ERP gestionale
- Fatturazione elettronica
- Firma Elettronica e Conservazione Digitale
- Assistenza e supporto tecnico dedicato
Cos’è un workflow?
Un workflow è la digitalizzazione di un processo aziendale: suddivide il lavoro in singole attività (task) per ottimizzare tempi e risorse.
I task possono avviarsi in automatico al verificarsi di determinate regole, notificando subito l’utente o il team interessato. Una volta completata un’attività, il sistema passa automaticamente il testimone alla fase successiva.
Un workflow documentale è una procedura standardizzata che permette di gestire un documento lungo tutto il suo ciclo di vita: dall’acquisizione o creazione alla firma, protocollazione e modifica, fino alla sua archiviazione.
L’adozione di flussi di lavoro documentali consente alle organizzazioni di automatizzare e ottimizzare la gestione dei documenti, garantendo maggiore efficienza, tracciabilità e controllo in ogni fase del processo:
Creazione
I template aziendali predefiniti permettono di generare rapidamente offerte, comunicati stampa, fatture e altri documenti direttamente dal sistema.
Validazione
Il documento generato può essere inserito in un workflow approvativo, permettendo a ogni utente coinvolto di monitorarne lo stato di avanzamento.
Condivisione
Come ulteriore step del workflow, il documento può essere inviato automaticamente via e-mail o tramite link a specifici destinatari.
Conservazione
La conservazione digitale è l’ultimo step per una gestione completamente paperless del documento, garantendone validità e valore probatorio.
Workflow per la gestione dei processi
Con l’aumento della complessità organizzativa, determinata da requisiti normativi, procedure sempre più articolate e dalla continua evoluzione del mercato, l’utilizzo di workflow per ottimizzare i processi aziendali è diventato una prassi consolidata nelle aziende di ogni dimensione. Si tratta di un modello organizzativo strategico che consente di monitorare e migliorare le performance, ottimizzando al contempo l’impiego delle risorse.
1. Mappare il flusso di lavoro
Ogni organizzazione è caratterizzata da una molteplicità di processi: alcuni coinvolgono esclusivamente risorse interne, mentre altri richiedono il coinvolgimento di soggetti esterni e l’integrazione di informazioni provenienti da sistemi e fonti differenti.
2. Disegnare il processo
Un workflow è la rappresentazione digitale e standardizzata di un processo: una sequenza strutturata di attività e passaggi, in parte automatizzati e in parte assegnati agli utenti coinvolti, che ne guidano l’esecuzione in modo organizzato ed efficiente.
3. Monitorare il processo
Monitorare e ottimizzare i processi aziendali è semplice grazie a una dashboard dedicata, che consente di visualizzare in tempo reale l’andamento dei singoli workflow e di individuare rapidamente eventuali criticità o opportunità di miglioramento.
Esempi di Workflow
L’automazione dei processi tramite workflow ottimizza il lavoro in tutte le aree aziendali. Di seguito trovi alcuni esempi pratici applicati alle diverse aree aziendali:
AMMINISTRAZIONE
Approvazione Buste Paga Dipendenti
Processo automatizzato per la gestione delle buste paga dei dipendenti, dall’archiviazione e approvazione fino al pagamento e all’invio ai singoli destinatari.
Gestione Invio Fattura
La fattura elettronica generata dal gestionale viene automaticamente verificata e trasmessa allo SdI. ARXivar riceve quindi le relative notifiche e, in base alla tipologia, attiva automaticamente i processi previsti.
Gestione Notifiche di scarto
ARXivar assegna automaticamente la gestione della notifica a un utente predefinito, che ne verifica la motivazione e provvede alla risoluzione dell’anomalia entro i termini previsti per la liquidazione IVA.
ACQUISTI
Ordine Fornitore
Processo per gestire in modo strutturato e automatizzato l’intero ciclo di acquisto, dall’autorizzazione della richiesta fino al pagamento di prodotti e servizi aziendali.
Approvazione Fattura Passiva
Il workflow gestisce in automatico l’intero ciclo della fattura passiva: dalla ricezione dallo SdI e l’archiviazione, all’assegnazione al responsabile di controllo per l’approvazione, fino all’invio all’amministrazione per la registrazione nel gestionale e la messa in pagamento.
Gestione DDT
Il DDT generato dal sistema informatico viene gestito interamente in formato digitale, eliminando la necessità di stampa e consegna al corriere. Il documento è reso disponibile tramite tablet o link, garantendone l’accesso sia al fornitore sia al destinatario.
VENDITA E POST VENDITA
Richiesta di Offerta
Un unico workflow gestisce l’intero processo, dalla richiesta di preventivo inserita tramite portale, alla collaborazione tra ufficio tecnico e commerciale, fino alla predisposizione, al caricamento e all’invio dell’offerta commerciale.
Gestione Contratti
Le scadenze dei contratti vengono monitorate automaticamente per garantirne il rinnovo nei tempi previsti. Il sistema avvisa tempestivamente l’utente quando è necessaria una revisione.
Gestione Ticket di Assistenza
Il processo di gestione dei ticket è completamente automatizzato e garantisce una gestione strutturata della richiesta, dalla presa in carico fino alla risoluzione e alla chiusura del ticket.
QUALITA’ E GDPR
Gestione non conformità
Un workflow automatizzato notifica ai responsabili le attività in sospeso e abilita la registrazione delle informazioni richieste. In caso di ritardi o mancato completamento delle attività, il sistema invia automaticamente appositi avvisi ai responsabili, garantendo un monitoraggio puntuale delle pendenze.
Gestione Reclami
ARXivar guida l’utente in tutte le fasi della gestione del reclamo, dalla registrazione della segnalazione allo smistamento e alla presa in carico, fino alla chiusura della pratica e alla comunicazione al cliente.
GDPR
ARXivar gestisce il processo di segnalazione e gestione degli eventi privacy, dalla registrazione e valutazione dell’evento all’assegnazione delle attività, fino alla risoluzione e chiusura della pratica, con monitoraggio automatico delle scadenze e delle responsabilità.