Gestione Documentale
Workflow: Approvazione Fattura Passiva
Contabilizzazione fattura passiva
Firmato digitalmente
Conservato
Workflow: Richiesta di Offerta
In elaborazione
Sincronizzato con CRM / ERP
Sincronizzato
Gestione Documentale: cosa è?
La gestione documentale è il processo digitale che permette di creare, organizzare, gestire e conservare i documenti aziendali in modo sicuro ed efficiente.
Un software di gestione documentale consente di centralizzare, organizzare, ricercare e condividere i documenti aziendali, semplificando i processi e migliorando l’accesso alle informazioni. Con l’aumento dei documenti e degli adempimenti normativi, digitalizzare la gestione documentale diventa sempre più importante.
In un contesto aziendale moderno, gestire i documenti non significa semplicemente archiviare file in cartelle di rete. Significa governare i dati e i processi operativi che guidano l’organizzazione e le decisioni quotidiane della tua impresa.
La soluzione per la Gestione Documentale di Produko permette di eliminare la frammentazione delle informazioni, azzerare i tempi di ricerca dei file e garantire il pieno controllo sui flussi approvativi di ogni reparto.
Tecnologia e Consulenza
ARXivar offre la tecnologia per digitalizzare e automatizzare i processi documentali.
Produko aggiunge competenza e consulenza per adattare la soluzione alle esigenze specifiche della tua azienda.
- Mappatura personalizzata dei processi: Adattiamo la piattaforma alle reali procedure aziendali, senza stravolgere la tua operatività.
- Integrazione nativa con l’ERP: Connettiamo l’archivio documentale ai principali gestionali (SAP, Teamsystem, Zucchetti, Dynamics e software proprietari) per uno scambio dati continuo.
- Affiancamento e Formazione: Seguiamo il tuo team durante la fase di adozione, garantendo un passaggio al digitale semplice e senza interruzioni.
Le Caratteristiche della Soluzione
ARXivar NEXT permette di organizzare e gestire il patrimonio informativo aziendale e trasformare le attività quotidiane in processi digitali, tracciabili e automatizzati.
Integrazione
Connettiamo ARXivar al tuo gestionale aziendale (ERP, CRM, sistemi verticali) per far scambiare dati in tempo reale senza costringere il team a duplicare i dati.
Accessibilità
Accesso veloce alle tue informazioni aziendali da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.
Sicurezza
Sistema documentale affidabile, caratterizzato da elevati standard di crittografia dei dati.
Workflow
Modella e automatizza i processi autorizzativi. Dalla validazione di una fattura passiva all’approvazione delle ferie o della nota spese, il motore di workflow assegna i compiti, invia notifiche e monitora lo stato di avanzamento in tempo reale.
Condivisione
Condivisione e gestione delle informazioni mediante la definizione di adeguati livelli di accesso.
Conservazione
Proteggi il valore legale dei tuoi documenti nel tempo. ARXivar garantisce l’allineamento alle direttive AgID per la conservazione sostitutiva a norma di legge e il rispetto dei più severi standard di riservatezza e sicurezza dati.
Le Funzionalità della Soluzione
Sfruttiamo l’architettura low-code di ARXivar Next e ARXivar Ready per offrirti massima flessibilità, sicurezza e conformità alle normative vigenti.
Un unico ambiente software integrato per gestire l’intero ciclo di vita del documento:
📁 Archiviazione Intelligente
Centralizzazione di fatture, contratti, ordini, PEC, disegni tecnici e schede prodotto. Classificazione tramite metadati e ricerche immediate.
⚡ Workflow & Process Management
Gestione digitale dei flussi approvativi aziendali. Notifiche automatiche, controllo delle scadenze e monitoraggio dei processi in tempo reale.
✍️ Firma Elettronica
Sottoscrizione di contratti e documenti con validità legale (FEA, FES) direttamente da desktop o dispositivi mobili.
🛡️ Conservazione Digitale
Conformità alle linee guida AgID e al GDPR. Conservazione digitale a norma per preservare il valore legale dei documenti nel tempo.
🧾 Fatturazione elettronica
Il Servizio ARXivar Invoice permette di inviare e ricevere fatture elettroniche da e verso i propri fornitori.
Applicazione nei Settori Aziendali
La soluzione ARXivar per la gestione documentale risponde trasversalmente alle esigenze di organizzazioni di ogni settore e dimensione:
Alimentare
Automotive
Edilizia
Energy e Utility
Logistica
Manifatturiero
Retail
Sanità
Servizi